みなさん、こんにちは。
㈱アウニー・代表の増田です。
遅くなってしまいましたが、新年初投稿です！
皆様今年もどうぞよろしくお願いいたします。

ありがたいことに新年あけてから、バックオフィス業務改善のお問い合わせを多くいただいております。
ここでバックオフィス業務の重要性に気づくのか、そうでないのか。業績は大きく変わってくると本気で思っています。

今日は、当社のバックオフィス業務改善コンサルティングのうち、　クラウド型勤怠管理ツール「KING OF TIME」を使ったユーザー様の改善事例をご紹介します。

今回のユーザー様は、アパレル販売代行の株式会社SRL（福岡市）さんです。30を超えるブランドの販売代行をされ、全国に約60店舗を展開しています。従業員数はパート・アルバイトを含めると約400人にもなります。

SRLさんの勤怠管理は当初、タイムカードでの紙ベースでした。月末で締めて、各店舗からカードを財務部門に郵送し、それを給与計算担当者が手計算していました。

（日本の企業は、勤怠システムと給与計算システムが別々なことが多く、バックオフィスに携わる人々にとっては“フツー”なことでした。しかし、そうでない人には全く不可思議に映るものなのです。その“斬新な気づき”とは・・・。次回以降ご紹介します！）

SRLさんとしても、勤怠管理のクラウドツールの存在は知っていましたが、なかなか切り替える機会がなかったそうです。しかし、店舗数も従業員も増えていく中で、計算を間違えるリスクも抱える中、いよいよ管理しきれないということで、ご相談がありました。

コロナ禍前の2019年のことです。

お話を聞いて驚きましたが、一連の計算は担当者お一人でされていました。とんでもない業務量で、ご本人も会社側も課題を把握されていました。「これはいち早く解決しないと」と思い、私からKING OF TIMEの活用をご提案しました。

そこから先は、マネージャー会議にも参加させてもらい、導入方針やスケジュールをお伝えして全社への周知に努めました。

導入後は計算の手間が省け、業務負担が激減したとのこと。嬉しいかぎりです。

各店舗の打刻ツールは主にタブレットに変わりました。現場の従業員さんたちからは、「自分の記録を見返せるのがいい」といった声もあがっているとか。

実は、これ以外にも、期せずして大きな効果が顕著になりました。コロナ禍における雇用調整助成金の申請業務です。

多店舗展開しているSRLさんは、従業員さんのシフトパターンが全体で膨大な数になります。それぞれで「9時～13時まで勤務（30分休憩）」、「9時～13時まで休憩なし」など、パターンがいくつもあるためです。その数は約600にもなるのだとか！

雇調金の申請は、勤怠情報をまとめて、賃金台帳（写し）と一緒に提出する必要があります。相当な手間です。それをSRLさんの場合、600ものパターンから抽出してまとめなければならないなんて、ただでさえ激務なのに、以前の紙ベースで手計算だったとしたら・・・。想像するだけでも恐ろしいですよね。
「もしクラウド化していなかったら、本当にやばかった（汗）」と管理部門のAさんは正直な気持ちを言葉にしています。

SRLさんには、勤怠管理のクラウド化にもうひとつ大きな目的がありました。残業の把握です。
従業員のみなさんがどういう時間に何をして働いているのか、時間管理、ひいては体調管理も勤怠管理の目指すところではないか。それを全社的に把握できれば、組織としてステップアップできるのではと、管理職の方々と私とで認識を同じくしていました。

紙ベースだと無理でも、クラウドだとそれが出来るのです。

今ではSRLさんは勤怠管理のクラウド化にとてもメリットを感じています。

国内では約7割の企業で勤怠のクラウド化が出来ていないといわれています。

多くが小規模事業者や中小企業だと推測できます。しかし、Aさんいわく、「時間管理が可視化できるだけでも、経営が全く違ってくる」と、中小企業でもクラウド化の利点は大きいと指摘しています。
クラウドに切る替えるコストは、例えば非効率な業務によって常態化した残業が減ることだけでも、十分にペイできます。ちなみにSRLさんでは残業が月に600時間も減ったとか！　

実は、勤怠に限らず、バックオフィス業務全般の非効率について、金額換算できていない中小企業さんが非常に多い。いわば現状の黙認ですが、いざ換算してみると、例えば従業員数人分の無駄になっていたりします。それを今後もずっと続けていくのって、どうでしょうか。「改善でいち早く効率化を実現させた方が、後々、圧倒的に得だ」という考え方に切り替えないと、ずっと非効率のままです。

この切り替えが出来るかどうかがターニングポイントになります。

Aさんは言いました。「紙で管理している場合じゃない。確実にクラウド化した方がいい。図体が大きくなってからでは遅い」と。

今こそ、見えない価値を見えるものに。

それがバックオフィス改善なのです。

㈱アウニーは、
企業のバックオフィス業務の課題を徹底ヒアリング。
問題点に応じて数あるクラウドツールの中から最適な組み合わせを提示し、それを活用した業務改善をサポート。
バックオフィス現場の効率化を実現します。